¿Cómo va esa planificación de objetivos para 2019? ¿Ya habéis empezado con ella? ¿Aún la estáis construyendo? Planificar el año nuevo es siempre una de mis primeras tareas nada más finalizar las campanadas, sin embargo este año aún no he empezado con ello.
Lo cierto es que la vuelta a la rutina, en mi caso, está resultando especialmente dura. Estas Navidades decidí aprovechar algunos días para desconectar por completo y, aunque he vuelto con muchas ganas, me cuesta recuperar el foco.
Por ello, he decidido que voy a destinar estos primeros días laborales a diseñar mi hoja de ruta para planificar este año nuevo. Necesito ordenar y distribuir mis proyectos con el objetivo de optimizar el tiempo y poder automatizar y delegar el máximo de tareas posibles.
El orden, indispensable para ganar en productividad
Las que me leéis habitualmente ya sabéis que soy una persona organizada y me gusta que el orden impere en mi hogar y en mi espacio de trabajo. Algo que no siempre es fácil en una casa con niños pequeños y cuando el espacio no es un problema añadido. Por ello, soy consciente de que una de mis principales tareas debe ser poner orden en casa.
Las Navidades ya han llegado a su fin. El calendario exige recoger el árbol y todos los adornos navideños. También ordenar y guardar todo lo que nos dejaron Santa Claus y los Reyes Magos a su paso. Conviene, pues, cerrar la etapa navideña y no procastinar en ello, por pereza u obligaciones que tengamos.
En segundo lugar y tras el cierre natural del año, toca hacer balance y valorar objetivamente todos aquellos objetivos alcanzados y aquellos aún por conseguir. También es el momento de elaborar nuestra lista de propósitos y de objetivos para el año nuevo, tanto a nivel personal como profesional.
Mis 5 esenciales para empezar a planificar el año nuevo
La agenda y el calendario, dos indispensables
Para mí, año nuevo es sinónimo de agenda por estrenar. Sin embargo, por primera vez en mucho tiempo, este 2019 no empiezo el año con agenda de papel nueva. En septiembre me hice con una agenda Jumbo de Charuca – ideal por cierto – y, sin darme cuenta, cuándo quise actualizarla para el año siguiente se habían agotado.
Personalmente, no soy de trabajar con agendas escolares sino que prefiero las agendas anuales. Soy de las que claramente pierde foco en eso de que tras agosto no haya continuidad posible y en ver que los recordatorios se van acumulando en las últimas páginas para cuando puedas renovar la agenda.
Sin embargo, la agenda no deja de ser un instrumento de trabajo muy personal y cada una debería saber escoger aquella que se adapta mejor a su manera de hacer las cosas. Ya os avanzo que, en mi caso, soy de agenda anual, de tamaño escritorio y página vista. Otras de vosotras seguramente preferiréis tamaños pequeños para llevarla siempre encima e incluso distribuciones distintas. Sea cual sea vuestra elección, lo importante es escoger la que mejor se adapte a vuestras necesidades, ya que ha de ser vuestro instrumento de organización y planificación estratégico.
¿Qué incluye la agenda?
En la agenda es donde señalo aquellas fechas importantes que debo recordar y donde anoto las reuniones, los festivos, las fiestas de cumpleaños y otras celebraciones especiales. Sin olvidarme tampoco de las fechas destacadas para mi negocio, asociadas normalmente a lanzamientos o campañas comerciales específicas.
También es en la agenda donde volcaré más adelante mis tareas, según su prioridad y sus fechas límites. Aunque para ello, y según veremos más adelante, antes deberé trabajar en mi cuaderno de proyectos y en mi lista de To-dos.
Mi cuaderno de proyectos
El cuaderno de proyectos es una de mis herramientas estratégicas. En el anoto todos mis objetivos en el corto-medio plazo. Siempre bajo la premisa que un objetivo debe ser SMART (Específico, medible, alcanzable, realista y acotado en el tiempo) e intentando ser coherente entre lo que quiero y lo que puedo hacer.
También en este cuaderno incluyo todos aquellos proyectos ya en curso o a futuro relacionados con mi negocio. Asimismo, les asigno, para cada caso, una fecha simbólica, si no existe, para determinar su prioridad.
Una vez recopilados los objetivos y proyectos procedo a dividir cada uno de ellos por tareas y/o procesos y a medir los tiempos que requerirá la ejecución de cada una de estas fases. Una vez temporalizados, es cuando finalmente incluyo este contenido en la agenda.
Para todo ello suelo servirme de unos cuadernos muy funcionales. Se trata de los cuadernos Leuchtturm1917 con páginas numeradas y un índice en el que puedes indicar en qué páginas se encuentra cada contenido que incluyes y que luego te permite encontrar fácilmente lo que buscas.
Mi lista de To-dos
A pesar de que hay quién desaconseja este tipo de listas por no ofrecer una visión a largo plazo de los objetivos y por mezclar información y aspectos personales y profesionales, yo sí las utilizo. Las listas de To-dos me permiten trabajar mi día y a día y no olvidar aquellas tareas más funcionales y en ocasiones puntuales que no debo olvidar. Suelo trabajarla a diario en paralelo a la agenda y me permite combinar mi faceta de mamá con la de mujer y la de mamá emprendedora.
Mi planner mensual y anual
Finalmente, contar con una visión mensual y anual me ayuda a planificar mejor mi estrategia en el medio-largo plazo. Por ello, a principios de año me suelo proveer de una planner anual en el que marco mis grandes objetivos y propósitos y un planner mensual en el que vuelco las fechas destacadas para mi negocio y dibujo la estrategia de comunicación que seguiré día a día.
Planificar es la mejor manera de ganar en productividad y eficiencia
Contar con una planificación anual desde las primeras semanas del año te ayudará notablemente a ser más productiva y a ganar en calidad de vida. Asimismo, planificar el año nuevo te permitirá visualizar la carga de trabajo semanal, mensual y anual; gestionar y administrar mejor tu propio tiempo y, evidentemente; no olvidar ninguna cita importante.
Sin embargo, como todo, usar una agenda y aprender a planificar tu tiempo requiere de constancia y de persistencia para que el uso de estas herramientas se conviertan en un hábito y acaben siendo esenciales en tu día a día de trabajo ¿no te parece?. Dime, ¿y en tu caso, cómo te organizas?
